Beschaffungsprojekte

Wir leiten Ihre Beschaffungsprojekte oder unterstützen Sie bei deren Umsetzung.

Eine grosse Herausforderung an Beschaffungsprojekten ist, dass man, um Angebote seriös zu vergleichen, ein detailliertes Pflichtenheft benötigt. Und doch sollte das Pflichtenheft einen gewissen Spielraum offen lassen, damit die Anbieter ihre Stärken einbringen können.

Auch wenn die Beschaffung nicht den Regeln der WTO unterstehen (Beschaffungen für die öffentliche Verwaltung), soll der Beschaffungsprozess fair verlaufen. Jeder angefragte Anbieter soll auch eine Chance auf den Zuschlag erhalten. Es ist unangebracht, Angebote einzufordern, nur um sie mit einem bereits bevorzugten Angebot vergleichen zu können. Auch sollen alle Anbieter die gleichen Informationen erhalten und damit die gleichen Chancen haben. Handelt es sich um eine Beschaffung nach WTO, muss man aufpassen, keine Fehler zu machen, welche den Kreis der Anbieter zu stark einschränkt oder später zu Einsprachen führt. Will man verhindern, dass zu viele Angebote eingehen oder will man seine Geschäftsgeheimnisse nicht einem zu grossen Publikum bekannt geben, kann man zweistufig ausschreiben: Nur wer die Eignungskriterien erfüllt, erhält das detaillierte Pflichtenheft und darf ein Angebot einreichen. Man muss aber wissen, dass die Eignungskriterien in der zweiten Runde nicht mehr abgefragt werden dürfen, weil der Anbieter bei diesen Kriterien ja bereits als geeignet beurteilt wurde. Deshalb ist bei der Formulierung der Eignungskriterien aufzupassen, dass man diejenigen Kriterien, welche für den späteren Vergleich der Angebote wichtig sind, nicht bereits als Eignungskriterien definiert. Zudem gilt es zu beachten, dass die Eignungskriterien die Zahl der Anbieter nicht zu stark einschränkt und so keine Konkurrenz mehr entsteht. Bleibt nur noch ein Anbieter übrig, erfährt er es aus der Publikation, dass er das Monopol hat. Er kann quasi verlangen was er will. Bringen Verhandlungen keine genügenden Angebotsverbesserungen, bleibt nur noch der Abbruch des Beschaffungsvorhabens. Der oder die Anbieter, welche aufgrund des Abbruchs nicht mehr bieten oder liefern können, sind für ihren Aufwand zu entschädigen.

Um spätere Überraschungen zu vermeiden, müssen die Angebote im Detail überprüft werden. Auffallend günstige Angebote sind zu hinterfragen. Wie ist es möglich, dass der eine Anbieter das gleiche Produkt viel günstiger bereitstellen kann? Hat er das Pflichtenheft überhaupt verstanden?

Hat man sich für ein Angebot entschieden und sind die Verträge unter Dach und Fach, geht es an deren Umsetzung. Nun besteht die grosse Gefahr, dass sich Abweichungen zum Pflichtenheft ergeben oder dass der Lieferant dies zumindest behauptet. Jetzt kommt das Change Management, welches im Pflichtenheft beschrieben wurde, zum Tragen. Der Lieferant muss die Umsetzung jeder erkannten Abweichung mittels Kostennachweis beantragen. Gemeinsam wird entschieden, ob es sich wirklich um eine Abweichung handelt. Der Kunde entscheidet, ob er diese wirklich benötigt. Die Änderungen werden aus der Änderungsreserve finanziert. Das heisst, jedes Beschaffungsprojekt benötigt je nach Art und Gegenstand der Beschaffung und den Erfahrungen aus früheren Beschaffungen eine angemessene Reserve.

Nun muss das neue Produkt auf dessen Qualität bzw. die Erfüllung des Pflichtenhefts und der genehmigten Änderungen überprüft und abgenommen werden, bevor es in der Organisation des Kunden integriert werden kann. Damit die künftigen Nutzer des Produktes das Produkt akzeptieren und es rasch eingeführt werden kann, muss die Qualität stimmen. Spätestens jetzt stellt sich heraus, ob das Pflichtenheft und die umgesetzten Änderungen vollständig waren.    

Oft kennt der Lieferant die Organisation des Kunden nicht, oder nur teilweise. Deshalb ist es wichtig, ihn bei der Einführung zu unterstützen und Reklamationen der Nutzer kundenseitig zu bündeln und zu behandeln. Nur so erfährt das Beschaffungsprojekt von Problemen und kann beim Lieferanten eine Korrektur verlangen.

Wehrli Projects & Consulting hat langjährige Erfahrung bei der Leitung und Unterstützung von Beschaffungsprojekten nach WTO und übrige. Nebst der Projektleitung bieten wir Ihnen ebenfalls die Unterstützung und Beratung bei der Erarbeitung der Beschaffungsstrategie, dem Beschaffungsvorgehen, der Erstellung des Pflichtenhefts und des Kriterienkatalogs, der Angebotsüberprüfung und Evaluation, der Umsetzung und Einführung sowie der Abnahme.